Som styremedlem har du et overordnet ansvar for at selskapet følger lover og regler – og GDPR er en viktig del av dette. Fordi styret behandler svært konfidensiell informasjon, inkludert personopplysninger, er det avgjørende å ha sikre rutiner på plass. Les videre for å forstå risikoene og hvordan dere kan jobbe smartere og tryggere.

Hvorfor er GDPR viktig for styret?

Selv om daglig leder styrer skuta i det daglige, har styret det øverste ansvaret for at selskapet drives skikkelig og følger loven – inkludert GDPR. Det betyr at selskapet (med styret i spissen) har hovedansvaret for at personopplysninger behandles riktig. Men hva slags personinfo snakker vi om i styret? Ganske mye forskjellig:

  • Navn og kontaktinfo (på styremedlemmer, ansatte, søkere, kunder...).
  • Diskusjoner om lønn og bonus, spesielt for ledere.
  • Info om ansatte i personalsaker (sykdom, konflikter, oppsigelser).
  • Kundedata når dere diskuterer veien videre for selskapet.
  • CV-er når dere skal ansette ny daglig leder eller andre.

All bruk av slik info i styret – i møter, referater eller andre dokumenter – må følge GDPR-reglene.

Risikoen ved å jobbe "på gamlemåten"

Før sendte man kanskje styrepapirer på vanlig e-post og lagret dem på egen PC. Det er enkelt, men med tanke på GDPR er det ganske risikabelt:

  • E-post er usikkert: Vanlig e-post er ofte ikke kryptert, og det er fort gjort å sende feil. Du mister kontrollen på hvor dokumentene havner hvis noen videresender dem, og det er nesten umulig å få slettet alle kopier når papirene ikke trengs lenger.
  • Lagring lokalt gir dårlig kontroll: Når alle laster ned på egne PC-er, nettbrett eller private skyløsninger (som personlig Dropbox/Google Drive), vet ikke selskapet hvor informasjonen er. Hva om en PC blir borte eller hacket? Det er lett å bryte taushetsplikten.
  • Null oversikt: Det blir umulig å vite hvem som har tilgang til hva, eller å svare skikkelig hvis noen ber om å få se eller slettet informasjonen sin (slik de har rett til).

Slik jobbing øker sjansen for brudd på personvernreglene. Det kan gi bøter fra Datatilsynet og skade selskapets rykte.

I et styre behandles det ofte sensitive opplysninger. Derfor er det viktig å ha et forhold til hvor og hvordan dette lagres.

En styreportal gjør jobben tryggere og enklere

Heldigvis finnes det spesiallagde verktøy for styrearbeid: styreportaler. Dette er lukkede, digitale arbeidsrom som gjør det tryggere og mer oversiktlig å håndtere styredokumenter og kommunikasjon. Slik hjelper en portal med GDPR:

  • Tryggere kommunikasjon og lagring: Alle dokumenter deles og lagres på ett sted, med kryptering og sikker innlogging. Da slipper dere å sende sensitiv info på usikker e-post.
  • Du styrer hvem som ser hva: Styreleder eller en annen kan enkelt bestemme hvem som skal ha tilgang til hvilke mapper eller dokumenter. Mindre risiko for at feil folk ser ting.
  • Du kan se hvem som har gjort hva: Portalen logger hvem som har åpnet eller endret dokumenter. Det gir god kontroll.
  • Lettere å rydde og slette: Når alt er samlet, er det enklere å organisere – og å slette dokumenter når de ikke lenger skal tas vare på (GDPR sier at man ikke skal lagre ting lenger enn nødvendig).
  • Avtale med leverandøren: En skikkelig portal-leverandør gir dere en "databehandleravtale". Det er en kontrakt som sikrer at de også følger GDPR-reglene når de håndterer data for dere.

En styreportal hjelper dere rett og slett å jobbe mer ryddig, sikkert og etter boka.

Hva betyr dette for deg i styret?

Du trenger ikke kunne alle GDPR-paragrafene, men du bør være bevisst og ta ansvar:

  • Skjønn risikoen: Vit at styrearbeid innebærer bruk av personinfo, og at slurv er risikabelt.
  • Bruk sikre verktøy (og mas om det): Bruker dere ikke en styreportal? Foreslå det! Bruker dere en? Sørg for at alle faktisk bruker den til styrearbeid, og ikke faller tilbake til vanlig e-post.
  • Still spørsmål: Spør gjerne ledelsen om hvordan selskapet jobber med personvern og sikkerhet ellers.
  • Gå foran som et godt eksempel: Vis at du tar dette på alvor.

Styrets jobb er å passe på at selskapet har gode rutiner og verktøy – det gjelder også for styrets egen måte å jobbe på.

Oppsummert

GDPR-reglene er kommet for å bli, og de gjelder også for styrearbeidet. Å fortsette med vanlig e-post og lokal lagring for sensitive styrepapirer er risikabelt. En styreportal gir dere kontroll og sikkerhet. Å ta personvern på alvor i styret er rett og slett en viktig del av å drive selskapet på en god og ansvarlig måte.