To klubber slått sammen til én
Thomas Fredriksen tok sin første flytur fra hangaren på Karmøy for seks år siden. I dag er han instruktør og nestleder i klubben, og IT- og kommunikasjonsansvarlig i Norges Luftsportforbund, særforbundet for alle flyklubbene i landet.
Da flyklubben og seilflyklubben ble slått sammen, arvet det nye styret to sett med vaner.
«Vi hadde to styrer som hadde to helt forskjellige måter å jobbe på, og helt forskjellige måter å dokumentere ting på. Så det ble ganske åpenbart at vi måtte ha en ny løsning som fungerte også for fremtiden,» sier Thomas.
Word, Excel og en privat disk
Før Bård lå styrearbeidet spredt. Sakslister i Word-dokumenter, halvfulle Excel-ark, innkallinger på e-post, og litt uklart når neste møte egentlig var.
«Det lå litt i SharePoint, litt i Dropbox, litt på en privat disk hos et styremedlem. Vi hadde ikke oversikt, og heller ikke noe godt arkiv som var tilgjengelig for hele styret,» forteller han.
Trygg og robust, også om ti år
Thomas har bakgrunn fra IT-sikkerhet, og det satte krav til valget.
«Da kan man ikke velge hva som helst. Det skal være en trygg og robust løsning som vi stoler på tar vare på dataene våre, og at dataene faktisk er der om ti år også. Da var det ganske naturlig å velge Bård.»
Bård er norskutviklet, sertifisert etter ISO/IEC 27001:2023, og alle data og dokumenter lagres kryptert i Norge.
Fra møte til arkivert protokoll
I dag lager styret sakslisten i Bård, sender innkallingen derfra, og fører protokollen i samme system. Når møtet er ferdig, er protokollen ferdig og arkivert.
«For det første vet vi når neste møte er, og vi vet hvilke saker vi skal ta opp. Og når møtet er ferdig, så er protokollen ferdig og arkivert for ettertiden,» sier Thomas.
Også et idrettslag
Det mange ikke vet, er at en flyklubb er et idrettslag, organisert under Norges idrettsforbund gjennom Norges Luftsportforbund. Styret i Haugaland Flyklubb har de samme pliktene som styret i et fotball- eller håndballag: årsmøte, protokoller, og dokumentasjon som skal overleve at styremedlemmer byttes ut.
«Når Bård fungerer strålende for oss, så fungerer det også strålende for alle andre idrettslag. Så vi anbefaler Bård på det varmeste.»
